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illustration Organisation
Par Nicolas Veslin

(4 minutes)

Nous poursuivons nos articles consacrés à la gestion des projets de déploiement, qui peuvent se décomposer en quatre étapes: le Cadrage, l’Organisation, l’Exécution et la Clôture du projet. 

Nous avons vu dans le précédent article, que la tête de réseau doit réaliser le CADRAGE du projet pour en définir les contours et valider qu’il est en phase avec la stratégie et les besoins de l’entreprise.

Ce deuxième article détaille l’étape d’ORGANISATION des projets de Déploiement et introduit le concept de DLM – Deployment Lifecycle Management qui répond au besoin de gérer chaque point de vente de manière particulière tout en maîtrisant le projet dans sa globalité.

Mise en Œuvre

La phase d’ORGANISATION, pour le chef de projet, consiste à prendre en main le projet en le structurant et en rédigeant le Plan Directeur qui sera le document de référence pour la phase d’EXECUTION.

Le Plan Directeur qui contient :

  • l’Organisation des activités et des ressources
  • le Planning
  • le Plan de Communication
  • l’Analyse des risques du projet
  • le Plan de management
  • le Budget prévisionnel

NV • Ce travail de préparation est réalisé d’abord par la tête de réseau puis par les prestataires qui ont aussi leur propre organisation.

Organisation des activités et des ressources

Organisation générale du projet

En détaillant le projet en livrables principaux puis en sous-livrables, le chef de projet décompose un projet complexe en briques plus simples et facilement maîtrisables auxquelles peuvent être affectées des tâches, des budgets, des délais.

L’utilisation d’un WBS (Work Breakdown Structure) permet ce découpage et a l’intérêt de présenter de manière graphique sur une seule vue l’ensemble du projet. 

WBS - Organisation de projet
Exemple de WBS
Organisation des actions par Dossier

On appelle Dossier, l’unité de travail qui reçoit le nouvel équipement déployé. Un dossier peut être un magasin, une agence, un bureau, un bâtiment tertiaire ou autre. Par exemple, dans le cadre d’un déploiement d’enseignes sur un réseau d’agences d’assurances, le Dossier correspondra à l’agence.

Le principe de base du DLM (Deployment Lifecycle Management) est de détailler l’enchaînement des actions avec les délais attendus sous forme d’un processus unique (workflow) qui se répétera pour chaque dossier.

NV • Pour l’organisation du travail par dossier, l’utilisation d’un Workflow est très efficace. Il cadre l’enchaînement des tâches et les délais de réalisation. Il devient ensuite facile d’extraire des informations pour suivre des indicateurs d’avancement et de comparer leur évolution avec un avancement prévisionnel.

J’ai conceptualisé ce système de gestion de projet qui intègre à la fois la vision Globale et la vision Détaillée du projet sous le nom de Deployment Lifecycle Management (DLM). Il repose sur près de vingt ans d’expérience dans les déploiements de concepts.

Les applications développées par IMEI sont destinées au DLM. Pour en savoir plus, visitez notre site ou prenez contact (contact@imei-consulting.com ou 02 40 53 96 13).

Pour suivre nos formations, rendez-vous sur la page Formations ou contactez-nous.

Organisation des ressources humaines

Concernant les moyens humains, la définition du WBS et du workflow permet à la Direction de projet et au chef de projet de définir les types de ressources nécessaires puis de nommer les membres de l’équipe pour ainsi constituer l’organigramme.

La Matrice de compétences est un outil qui vous aidera à construire votre dream team.

Planning

La planification d’un projet de Déploiement de concept doit considérer deux niveaux : le planning général du projet (vision Globale) et le planning de chaque site (vision Détaillée).

Le diagramme de Gantt est un outil efficace pour la planification générale. Il liste les tâches et les positionne sur un axe des temps.

La planification fine des tâches au niveau de chaque dossier sera réalisée en phase d’EXECUTION. Elle tiendra compte des cadences attendues et de la cohérence géographique que nécessitent les actions de terrain (relevés, surveys, visites, installations).

Plan de communication

La communication se joue encore une fois à deux niveaux. 

Au niveau projet (Global), le chef de projet définit Qui reçoit Quoi, Quand, Pourquoi et par Qui tout au long du projet à travers une matrice de communication.

Au niveau de chaque dossier (niveau Détaillé), le chef de projet définit dans le workflow les informations échangées entre les parties prenantes et Quand, Comment et Par Qui elles sont échangées.

Le Plan de communication rappelle les enjeux et les objectifs. Il détaille ensuite la matrice de communication du projet et les notifications liées au workflow. Enfin, il précise le budget alloué à la communication.

NV • Il ne suffit pas d’avoir la bonne solution à un problème donné pour qu’elle soit acceptée et mise en pratique.

Il faut plus que cela. Il faut communiquer, expliquer pourquoi et comment, donner du sens et de l’importance au projet et que la hiérarchie s’implique.

Ces principes de conduite du changement doivent être mis en œuvre dans votre gestion car c’est l’humain qui est au centre de la réussite ou non de votre projet.

Analyse des risques projet

Le Plan Directeur contient une première analyse des risques potentiels de défaillance du projet afin de les surveiller et d’organiser les contre-mesures sur les risques majeurs.

L’outil AMDEC, décrit dans un précédent article, vous sera très utile.

Plan de management

Il s’agit ici de définir les outils de pilotage, le tableau de bord avec ses indicateurs, les moyens et modalités d’organisation et de réaction face aux imprévus ou aux modifications, pour s’assurer que le projet reste sur les rails.

La mise en place de la méthodologie de DLM organise la remontée d’informations tirées du workflow. Les indicateurs et les courbes d’avancement qui en sont extraits alimentent le tableau de bord et permettent de contrôler le respect des attendus.

NV • On sent avec le Plan de management toute l’importance de bien préparer le projet pour ensuite contrôler sa bonne exécution et être prêt à réagir efficacement.

Budget

Une fois les besoins humains et matériels définis, le chef de projet peut vérifier la cohérence du budget prévisionnel.

Rédaction

Les articles diffusés sur le site imei-consulting.com sont des extraits des modules de formation internes de l’Université IMEI dont le but est de partager les connaissances, valeurs, savoir faire et méthodes aux salariés de la société IMEI.

Auteur :

Nicolas VESLIN
Dirigeant de IMEI
Spécialiste des déploiements de concept depuis 2003

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