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Comment et pourquoi faire une analyse de risques lors d’un projet de déploiement de concept?
Par Nicolas Veslin

(4 minutes)

NV • Le déploiement d’un nouveau concept ou d’une nouvelle identité visuelle est un évènement important pour un réseau. L’entreprise investit et s’engage pour plusieurs années dans une voie identitaire qui se doit d’être un succès. Les collaborateurs et la Direction Générale regardent donc de très près le projet et son bon déroulement.

Si vous êtes en charge d’un tel projet, vous avez besoin de maîtriser les problèmes qui ne manqueront pas de se mettre en travers de votre chemin. L’analyse des risques, au tout début du projet, est alors une alliée précieuse.

Chez IMEI nous utilisons la méthode AMDEC qui est détaillée dans cet article. J’ai pu observer que cette méthode de travail collectif est très puissante. En effet, non seulement vous allez anticiper les risques et mettre en place des moyens de les contrôler, mais vous allez également construire la cohésion de votre équipe et ainsi vous facilitez la vie !

La méthode est simple et peu onéreuse. IMEI anime pour vous ces travaux d’analyse des risques en prestation de consulting ou bien les intègre dans ses missions plus larges d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage. Une formation intra-entreprise peut également être une solution intéressante si vous souhaitez déployer plus largement la méthode au sein de vos services.

Comment mettre en œuvre cette analyse des risques?

Théorie. Partage d’expérience. On vous dit tout

Un peu de théorie

L’AMDEC est l’acronyme d’Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité.
C’est une démarche qui s’applique aujourd’hui sur des produits, des processus ou des services. Elle a pour but d’imaginer par anticipation les défaillances que le système étudié va potentiellement subir, leurs conséquences et les moyens à mettre en œuvre pour limiter ou supprimer les risques les plus critiques. La méthode mobilise des participants dont les compétences, les connaissances et les points de vue sont complémentaires pour garantir l’exhaustivité de l’analyse.

Pour réaliser une AMDEC, nous utilisons une grille de cotation et nous évaluons trois critères pour chaque défaillance : sa gravité (G), sa fréquence (F) et sa détectabilité (D).

La criticité (C) d’un risque est égal à G x F x D.

En pratique

Les étapes :

  1. Définir le groupe de travail et le périmètre de l’analyse
  2. Identifier les défaillances potentielles
  3. Définir les actions préventives et correctives

L’AMDEC doit être réalisée au tout début du projet car il s’agit d’une démarche préventive. La première étape d’une AMDEC est de composer le groupe de travail et de définir le périmètre d’analyse. Cette étape est réalisée par la Direction de projet ou la Maîtrise d’ouvrage. La méthode mobilise un groupe de travail composé de toutes les parties prenantes du projet. 

NVSelon la nature du projet et l’organisation du réseau, le groupe peut être composé de la Maîtrise d’Ouvrage, du Bureau d’études, de la Maîtrise d’œuvre, d’un représentant des agents ou des responsables de points de vente, du service Maintenance, du service Marketing, du service Communication, du service Commercial, des fabricants et des installateurs.

Je constate souvent que l’idée de regrouper tous ces services au sein d’un même groupe de travail semble difficile pour mes clients. Passifs, tabous, compétition… les raisons sont nombreuses. L’utilisation d’un consultant extérieur est un très bon moyen pour faciliter la création de l’équipe puis la participation efficace de chacun.

Ce travail en commun revêt une importance qui va au-delà du travail d’analyse des risques. En effet, faire travailler ensemble toutes les parties prenantes du projet permet de faire prendre conscience à chacun des difficultés rencontrées par les autres acteurs et donc de faciliter la communication et les échanges d’informations qui devront se faire pendant la phase opérationnelle du projet.

Le bénéfice est énorme et le retour sur investissement assuré ! Alors ne faites pas l’impasse.

La deuxième étape consiste à identifier les défaillances potentielles, supposées ou déjà rencontrées lors d’un projet similaire. 

Chaque étape du processus est analysée. L’animateur définit avec le groupe l’échelle de cotation de la Gravité, de la Fréquence et de la Détectabilité et utilise une grille d’analyse. Le groupe de travail décrit les défaillances, leurs conséquences et quantifie leur niveau de criticité. 

NV Un code couleur facilite la lecture du document.

La méthode n’impose pas d’échelle, donc c’est l’expérience de l’animateur et la réflexion commune de l’équipe qui permet de bien calibrer l’échelle de notation. Par exemple, on peut choisir d’attribuer les notes 1-3-5 pour chaque critère et mettre des mots sur ce qu’est un 1, un 3 ou un 5. On pourra ainsi avoir pour la Détectabilité : 1 = Détection systématique ; 3 = Détection aléatoire ; 5 = Détection impossible. 

Les étapes du processus sont celles décrites dans le workflow et le WBS (Work Breakdown Structure) du projet. Vous pourrez retrouver ces notions dans l’article Comment préparer un projet de déploiement – Cadrage et Plan Directeur.

L’analyse des risques peut porter sur la Communication, sur la mise en place et l’utilisation des Outils de gestion de projet, sur les Moyens et sur les Ressources humaines, la Formation des collaborateurs, la Résistance au changement et l’Environnement social de l’entreprise.

Enfin, la dernière étape consiste à définir les actions à mettre en œuvre contre les risques qui vont au-delà du seuil d’acceptabilité.

Encore une fois, c’est l’intelligence collective et l’expérience des membres du groupe de travail qui permet de bien définir ces actions.

NV Selon la taille du groupe, l’animateur peut organiser des réflexions et travaux en binômes. C’est alors l’occasion pour les différents acteurs de bien commencer une relation bâtie sur un moment de co-construction de solutions. Cette étape est donc un moment à la fois d’analyse de risques mais également de team building

La grille de cotation constitue le livrable final et le plan d’actions à mettre en œuvre. Je conseille d’en faire une relecture régulièrement lors de points projet, de la compléter le cas échéant et évidement de bien suivre la mise en œuvre des actions.

En conclusion

L’AMDEC est une méthode pragmatique, peu coûteuse et très puissante. 

Elle est très intéressante, à la fois pour la préparation du projet et le management de la Qualité mais aussi pour la construction de l’équipe et la Conduite du changement. La mise en œuvre de l’AMDEC doit être animée par une ou deux personnes expérimentées. Le choix d’un animateur extérieur à l’entreprise peut être judicieux pour favoriser la liberté d’expression et des prises de paroles, et éviter les sous-entendus ou les tabous. 

Prenez contact avec nous et faites appel à un expert AMDEC pour vous accompagner dans votre projet ou planifiez une formation.

Pour aller plus loin

Télécharger un exemple de grille de cotation AMDEC ici :

Rédaction

Les articles diffusés sur le site imei-consulting.com sont des extraits des modules de formation internes de l’Université IMEI dont le but est de partager les connaissances, valeurs, savoir faire et méthodes aux salariés de la société IMEI.

Auteur :

Nicolas VESLIN
Dirigeant de IMEI
Spécialiste des déploiements de concept depuis 2003

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